Tendências em BPMS

Tendências em BPMS

Paul Harmon¹

Traduzido por Elisa Baruffi 

Eu passei a maior parte da semana passada em Monterey, California, participando de uma nova conferência em gestão de processos, bpmNEXT. A ideia original dessa conferência foi de Bruce Silver e Nathanial Palmer². Diferente de outras conferências de gestão de processos que procuram cobrir uma vasta gama de tópicos em gestão de processos, esta conferência era focada em tecnologia de softwares de BPM – e mais especificamente, em novas tecnologias que ajudarão a definir a próxima geração de sistemas BPMS.

Você pode pensar na conferência como uma longa série de apresentação de fornecedores, com esta diferença: os apresentadores eram os Diretores Técnicos das empresas que estavam representando. Em muitos casos, as discussões entre especialistas técnicos eram tão valiosas quanto as apresentações propriamente ditas. Eu tive o prazer de palestrar na conferência e busquei apresentar uma visão geral do mundo de processos durante a última década. Para classificar a faixa de mudança ocorrida, organizei minha análise em termos de três tipos de mudança às quais apresento descritas na Figura 1.

Primeiro, houve uma mudança no tipo dos problemas de processos que as pessoas de negócio estão tentando resolver. Por exemplo, as pessoas de negócio migraram de um cenário onde resolviam de uma forma mais ou menos estável, processos procedimentais, para um cenário onde tentam construir soluções para processos mais dinâmicos.

Segundo, houve uma mudança nos tipos de ferramentas de softwares que os fornecedores estão oferecendo, variando de ferramentas de workflow (ou fluxos de trabalho) para suítes que combinam workflows, EAI (Enterprise Application Integration), regras de negócio e mineração de processos.

Te r c e i r o , h o u v e u m a m u d a n ç a n a infraestrutura ou plataformas a que as organizações têm recorrido. Saímos de ferramentas de workflow baseadas em um ambiente cliente-servidor para ferramentas de workflow oferecidas como serviço na nuvem.

A figura 1 dificilmente lista todas as mudanças, mas consegue listar o suficiente para reforçar os argumentos de que o mercado de processos não é um mercado simples, e as mudanças têm sido tão implacáveis que não seria nenhuma surpresa que o mercado não tenha se consolidado ou se estabelecido ainda.

Toda essa mudança tornou impossível apontar para uma linha final de softwares de BPM. Ao invés disso, temos testemunhado a evolução contínua na abordagem dos problemas e nas ferramentas disponíveis para abordá-los. E estamos caminhando para um futuro de muito mais mudanças.

No decorrer de dois dias, 80 participantes ouviram 25 apresentadores, cada um descrevendo uma pesquisa ou um produto específico que oferecesse uma ideia a respeito do caminho que o mercado de BPMS está seguindo. Em um esforço para entender o que eu estava escutando, eu sempre revisava o Diagrama de Venn que inseri como Figura 2. Tentei refletir as mais amplas tendências nos círculos maiores e, em seguida, tentei incluir temas específicos nos círculos menores.

Por exemplo, um tema que emerge da conferência é que o BPMN 2.0 está começando a impactar nos produtos de BPMS. A versão anterior do BPMN era a notação, mas não possuía nenhuma semântica subjacente rigorosa. O BPMN 2.0 possui e, desde o seu lançamento, fornecedores começaram a incorporar uma engenharia reversa em produtos que não era possível com produtos anteriores. Agora é muito mais fácil manter as coisas em sincronia.

A Nuvem e as Mídias Sociais

A i n d a m a i s i m p o r t a n t e é o p a p e l desempenhado pela Nuvem e pelas Mídias Sociais. Um ouvinte casual pode ser perdoado por pensar que todos os produtos de BPMS estão próximos a se tornarem produtos na Nuvem. Além disso, parece provável que os indivíduos serão cada vez mais capazes de interagir com os produtos de BPMS, quer no curso de desenvolvimento de novas soluções para processos ou durante a aplicação da automação de processos, de praticamente qualquer lugar. Imagine um gerente que esteja viajando, que verifica o desempenho de uma aplicação, e possa fazer atualizações de instruções através de seu celular ou iPad.

Alguns apresentadores discutiram produtos de BPMS que facilitam a diagramação e geração de aplicações de processos desenhados em BPMN e a inseri-los em vários dispositivos.

Fomos apresentados a vários bons exemplos de como os usuários poderão fazer alterações ou como utilitários poderão captar as mudanças e encaminhá-las de volta para a aplicação base, mantendo os dois em sincronia.

Tornando o BPMS Fácil

Houve várias discussões e várias apresentações de programas demonstrativos de como o BPMS poderia ser feito de uma forma mais fácil. Em 2003, na estreia do livro de Smith e Fingar sobre BPM, houve várias discussões de como seria possível para os gerentes de negócio criar e manter as aplicações de processos. Por volta de 2008 quase tudo o que foi discutido naquela época tinha desaparecido e a nova ênfase era nos produtos de BPMS que somente um desenvolvedor de TI poderia usar. Ferramentas foram consolidadas nos maiores pacotes de BPMS que hoje são oferecidos pra IBM, Oracle e SAP, dentre outras. Ao mesmo tempo, uma ampla variedade de novos produtos de BPMS apareceu e os melhores estão direcionados aos usuários finais ou gerentes, dos quais é esperada a adaptação ou melhoria dinâmica do processo em tempo real. Voltando dessa conferência, estou inclinado a dizer que a ideia do desenvolvimento pelos gerentes e usuários finais está viva e bem presente em alguns dos novos produtos de BPMS que estão chegando ao mercado.

Nós vimos novas ferramentas, por exemplo, que oferecem processos simples que poderiam ser rapidamente adaptados pelo usuário, e vimos aplicações verticais nas quais o usuário poderia implementar modificações conforme o processo fosse executado em novas situações.

“o mercado de processos não é um mercado simples, e as mudanças têm sido tão implacáveis que não seria nenhuma surpresa que o mercado não tenha se consolidado ou se estabelecido ainda.”

Gestão de Casos Adaptáveis

Outro grande tema da conferência foi a Gestão de Casos Adaptáveis (Adaptative Case Management ou ACM). A ideia aqui é criar ferramentas de software que podem suportar processos que estão em constante mudança. Uma abordagem que foi amplamente discutida, por exemplo, é a preparação de um menu que contemple uma grande diversidade de templates de tarefa. Quando um usuário se  eparar com um novo problema, ele ou ela (ou talvez um grupo coordenando via Web) reúne e sequencia o conjunto de tarefas para o processo que acreditam ser a melhor solução para o oblema. Uma vez que esse processo único seja criado em uma ferramenta, o indivíduo ou grupo começa a executar o processo. A qualquer momento, durante a execução, o individuo ou o grupo pode modificar ou estender as tarefas, reorganizá-las ou criar novas tarefas, capturando as mudanças para uso futuro de outros usuários.

Obviamente, todo este fermento está em um contexto mais amplo de novas interfaces e em um ambiente de mídia social operando dentro de uma nuvem. Por exemplo, um corretor imobiliário hipotético usa seu iPad para puxar uma lista de possíveis tarefas de uma lista mantida em um aplicativo de BPMS da imobiliária em funcionamento em nuvem, organiza as tarefas de acordo com o problema que está enfrentando e trabalha através de um checklist da tarefa que também está baixado no seu iPad ou smartphone. À medida que as exceções aparecem, elas são gravadas no smartphone e armazenadas no aplicativo em nuvem de BPM para uso futuro por outros corretores de imóveis. (Conforme eu escutava alguns dos aplicativos descritos, eu entendi que alguns fornecedores estão começando a focar em verticais porque a melhor maneira de adaptar aplicativos que podem ser muito sensíveis a problemas específicos é entender profundamente esses problemas – como só alguém especializado em uma vertical de mercado pode fazer).

Outros apresentadores abordaram temas como "Web of Things" ou Internet das Coisas, em que um aplicativo em execução no seu smartphone desencadeia mudanças no termostato da sua casa ou escritório. Ou o aplicativo de BPMS relata a você informações do sensor sobre possíveis ações.

“ideia de desenvolvimento 

por gerentes e usuários 

finais está viva e bem 

presente em alguns dos 

novos produtos de BPMS 

que estão chegando 

ao mercado”.

Dados, Regras e Análises

Muitos dos fornecedores, incluindo grandes como IBM e Oracle, estão focados em uma maior integração entre BPM e base de dados, tirando vantagem do Big Data, que está sendo gerado pelos milhões de usuários de smartphones e iPads, para informar os processos de negócios das coisas que os colaboradores podem considerar conforme eles resolvem problemas específicos. De fato, como um dos apresentadores enfatizou, aplicações modernas de BPMS devem, rotineiramente, estabelecer modelos de dados permitindo que outros modelos sejam preparados para considerar novas formas de proporcionar ou ampliar os dados utilizados por processos-chave.

Ainda outro tema discutido durante a conferência foi o papel da gestão de regras, análises e decisões. A maior parte dos vários links apresentados e grande parte da inteligência que os fornecedores estavam discutindo depende do uso de regras e técnicas de inferência para adaptar 

processos para situações específicas. Um apresentador discutiu camadas de sensores e monitores, cada um com algumas poucas regras que gradualmente garantem os dados, os analisa e determina o que deveria ser feito posteriormente, através de conexões wireless, para decisões e ações humanas.

Também houve a discussão do uso de técnicas de mineração de processos para ajudar os fornecedores que tentam desenvolver aplicações onde os dados já existem ou para melhorar aplicações onde os dados são acumulados.

A apresentação votada como a melhor pelos participantes foi sobre Mineração de Processos, por Anne Rozinatt e Christian Gunther da Fluxicon, que descrevem como uma ferramenta de BPMS que incorpora a mineração de processos pode, juntamente com outras coisas, rever ocorrências constantemente, determinar quando gargalos ou exceções estão impactando o fluxo do processo e alertar o gestor do processo.

BPM Next

O Mercado de BPMS tem se consolidado um pouco. Ferramentas de softwares como as atualmente oferecidas pela IBM e Oracle representam impressionantes sínteses das mais diversas técnicas. No geral, no entanto, esses grandes pacotes de BPMS são mais focados em promover a plataforma para o desenvolvimento de processos de negócios por desenvolvedores de TI.

Enquanto grandes fornecedores estão buscando consolidar a primeira geração de produtos, um pequeno grupo de fornecedores está ocupado criando uma nova geração de ferramentas projetada para rodar em nuvem, projetada para ser acessada por qualquer variedade de hardwares e, mais importante, projetada para ser desenvolvida, ou pelo menos modificada, por usuários finais enquanto eles executam processos de negócios.

“aplicações modernas de BPMS 

devem, rotineiramente, estabelecer 

modelos de dados permitindo que 

outros modelos sejam preparados para 

considerar novas formas de 

proporcionar ou ampliar os dados 

utilizados por processos-chave.”

Obviamente, a primeira e segunda geração de produtos de BPMS tem seu valor e cada uma pode ser amplamente utilizada. Para os profissionais, no entanto, a grande mensagem é que o mercado de BPMS não está nem próximo de se estabelecer. Há muito mais por vir e que vai expandir o que podemos fazer em todas as diferentes direções. Eu já estou ansioso para a próxima conferência bpmNEXT³. 

Este artigo foi retirado da revista BPM em Foco Ano 1 Edição 1 página 11.

MELHORIA DE PROCESSOS PELO BPM

  Olá, hoje trago um texto de Letícia Cristina Dias de Vasconcelos que mostra um pouco mais do BPM e como esse conceito ajuda na melhoria de processos nos âmbitos empresarial e de negócios. 

      Gerenciamento de Processos de Negócio ou Gestão de Processos de Negócio ou, ainda, (Business Process  Management ou BPM) é um conceito que une gestão de negócios e tecnologia da informação com foco na otimização dos resultados das organizações através da melhoria dos processos de negócio. São utilizados métodos, técnicas e ferramentas para analisar, modelar,publicar, otimizar e controlar processos envolvendo recursos humanos,aplicações, documentos e outras fontes de informação.

   A utilização do BPM, ao longo dos últimos anos, vem crescendo de forma bastante significativa, dada a sua utilidade e rapidez com que melhora os processos nas empresas onde já foi implementado. A sua perspectiva de crescimento é muito grande, visto que ainda é um conceito pouco conhecido, principalmente no Brasil.

  O termo ‘processos operacionais’ se refere aos processos de rotina (repetitivos) desempenhados pelas organizações no seu dia-a-dia, ao contrário de ‘processos de decisão estratégica’, os quais são desempenhados pela alta direção. O BPM difere da remodelagem de processos de negócio, uma abordagem sobre gestão bem popular na década de 90, cujo enfoque não era as alterações revolucionárias nos processos de negócio, mas a sua melhoria contínua.

Adicionalmente, as ferramentas denominadas sistemas de gestão de processos do negócio (sistemas BPM) monitoram o andamento dos processos de uma forma rápida e barata. Dessa forma, os gestores podem analisar e alterar processos baseado em dados reais e não apenas por intuição.

   A Gestão pela Qualidade Total estava no topo da lista de prioridades das empresas em todo o mundo. Na década de 90, Michael Hammer e James Champy lançaram o artigo “Don’t automate, obliterate” pela Harvard Business Review. Esse artigo foi o marco da chamada onda de BPR (Business Process  Management).

   É importante ressaltar alguns pontos, em relação ao BPM, para os gestores interessados em implantar o Gerenciamento de Processos de Negócios para alavancar os resultados de suas empresas. Primeiramente, o BPM é uma metodologia de otimização de processos avançada, que se desenvolveu e evoluíram a partir das experiências duas ondas anteriores (Gestão pela Qualidade Total e BPR). Segundo, os BPMS (ferramentas de sistema) não são o BPM (Gerenciamento de Processos de Negócios). As ferramentas de software utilizadas para automação dos processos são desejáveis, porém não devem ser o foco. O foco deve ser a melhoria dos processos de negócios para que as organizações possam alcançar os resultados esperados do negócio: lucratividade, satisfação dos clientes, otimização de custos etc. Outro ponto de atenção é que implantar o BPM (Gerenciamento de Processos de Negócios) em uma empresa não é simples, não é rápido, envolve mudança de comportamento das pessoas e comprometimento da alta administração. Por último, o uso da metodologia de Gerenciamento de Processos de Negócios se torna essencial para o sucesso de um projeto de implantação de BPM. Não necessariamente se deve contratar uma consultoria especializada, desde que os gerentes tenham conhecimento técnico suficiente e a empresa coloque o BPM como prioridade.

   O BPM, tem como objetivo prover o alinhamento dos processos de negócios com a estratégia (os processos são a execução da estratégia), os objetivos e a cadeia de valor das organizações.

    O Gerenciamento de Processos de Negócios utiliza as melhores práticas de gestão, tais como: o mapeamento dos processos, a modelagem, a definição do nível de maturidade, a documentação, o plano de comunicação, a automação, o monitoramento através de indicadores de desempenho e o ciclo de melhoria contínua. O objetivo é a melhoria contínua dos processos para se atingir os resultados esperados.

  Essas práticas aplicadas ajudam a maximizar os resultados e o desempenho dos processos, e assim fazer que as organizações tenham melhores resultados financeiros, vantagem competitiva, redução de custos, otimização de recursos, aumento da satisfação dos clientes através de produtos e serviços com um nível superior de qualidade.

São todas as atividades necessárias para realizar um produto/serviço em uma empresa, ai incluímos as ferramentas necessárias, as tarefas das pessoas envolvidas, os tempos e momentos de cada ação, os recursos, etc.

    Uma das vertentes do BPM é o foco nas pessoas (human-centric), sendo estas o centro dos processos de negócio. Alguns BPMS vêm seguindo esta corrente buscando oferecer aos usuários maior facilidade e flexibilidade no uso, o que torna a experiência mais agradável, com ferramentas simples e intuitivas.

    A automação de processos de negócio é uma prática extremamente eficaz. Quando se automatiza processos, rapidamente é possível obter-se um controle mais rígido e adaptado às necessidades da empresa. Algumas empresas comercializam os suites por processos, e não pelo pacote completo, o que torna ainda mais acessível. Através da automação, um serviço melhor é oferecido ao cliente, dada a rapidez e organização que a empresa passará a apresentar. Além disso, terá seus custos reduzidos.

    A modelagem de processos é feita no próprio BPMS. Alguns destes seguem a notação mais usada atualmente, o BPMN (Business Process Modeling Notation). Esta notação trata-se de uma série de ícones padrões para o desenho de processos, o que facilita o entendimento do usuário. A modelagem é uma etapa importante da automação pois é nela que os processos são descobertos e desenhados. É nela também que pode ser feita alguma alteração no percurso do processo visando a sua otimização.

Fonte: MELHORIA DE PROCESSOS PELO BPM