Processos garantem controles internos no Sescoop MT

A necessidade de padronizar os processos de trabalho para aumentar a eficiência e obedecer à necessidade de controles internos por órgãos reguladores do setor foram os principais motivos da adoção do Supravizio peloServiço Nacional de Aprendizagem do Cooperativismo em Mato Grosso. “Nossa principal necessidade era encontrar uma ferramenta que gerasse evidências das diversas etapas dos nossos processos de trabalho e aprimorar a execução e o controle das atividades, para atender a necessidade de apresentação de resultados sistematizados ao Tribunal de Contas da União e Controladoria Geral da União, órgãos de controle, responsáveis pelo acompanhamento da instituição, afirma a responsável pela área de Planejamento da entidade.

De acordo com Adriana Damasceno, a fase piloto de implantação do software vem demonstrando ótimos resultados. Para o SESCOOP/MT a padronização e a modelagem dos processos – que são descritos e tem sua execução documentada passo-a-passo a partir do Supravizio – incrementam a performance operacional e trazem muito mais segurança para os fluxos de trabalho.

“Observamos que está sendo possível efetivamente estabelecer contato entre as áreas e pessoas envolvidas nas diferentes atividades, fazendo com que cada um entenda seu papel, com clareza de como e quando deve ser realizado cada passo. E tudo fica documentado e padronizado; o que tem sido nosso maior ganho. Podemos acompanhar o processo de forma simples e segura”, completa Adriana.

Os principais diferenciais oferecidos pela Venki como menciona a representante da área de planejamento do SescoopMT, são o conhecimento demonstrado, o hall de clientes já atendidos pelo software e, principalmente, a execução do coaching. “Vejo isso como o principal diferencial da Venki, porque vai além de um treinamento. Ocoaching é uma assessoria que demonstra todas as funcionalidades do software e permitiu uma adequação muito maior à nossa realidade e necessidades específicas, além do ganho com sensibilização da equipe.”, diz Adriana Damasceno.

O atendimento oferecido pelo suporte da Venki, com ótimos serviços de manutenção e solução rápida de dúvidas e solicitações são outros fatores que fazem com que o SescoopMT avalie como muito positiva a relação de parceria estabelecida com a adoção do Supravizio.

Melhoria em controles internos do Sistema S

Como resultado futuro, Adriana Damasceno visualiza um impacto positivo com relação às auditorias. Ela explica que essa análise concreta deve aparecer em análises geradas no período 2012/2013, mas que a padronização dos processos permite esperar uma redução dos apontamentos trazidos pelos auditores das instituições reguladoras no que diz respeito a controles internos do Sistema S.

Fonte: Venki

Brasilcap investe em Service Desk orientado por processos

Seguindo a série de casos de uso de gerência por processos, hoje abordamos  o dilema vivido por muitas empresas e instituições entre desenvolver um sistema para gerenciamento de processos ou utilizar uma ferramenta BPM. Um caso bastante ilustrativo dessa situação aconteceu com a Brasilcap, empresa do setor de capitalização que adotou o Supravizio em sua área de suporte ao usuário para facilitar e agilizar o atendimento do service desk.

A empresa inicialmente utilizava um sistema in house de workflow e reconhece que a automação proporcionada por meio da implantação da ferramenta BPM trouxe ganhos efetivos no que diz respeito à organização, controle e acompanhamento dos fluxos de trabalho e processos por ela executados.

“Antes de implantarmos a ferramenta, o atendimento do service desk era feito por meio de um sistema bem genérico. Nele, o cliente não tinha muitas opções para sinalizar seu problema e todos os chamados ficavam em uma mesma fila, sendo direcionados individualmente para serem solucionados”, explica Laiza Schumaker, analista de service desk da Brasilcap.

Hoje a empresa tem total controle dos chamados e do andamento da solução oferecida a cada um deles, inclusive, com mensuração mensal dos indicadores. Andreia Luz de Oliveira Meirelles, gerente da área de service desk, afirma que o Supravizio também oferece a vantagem de permitir a priorização e a quantificação dos chamados para que a equipe esteja preparada a atender a demanda de trabalho.

O retorno positivo, atestado internamente e também por meio de pesquisa de satisfação, fez com que a ferramenta, inicialmente implantada na área de Tecnologia da Informação, fosse, dois anos depois, direcionada também à área de Infraestrutura da empresa.

“Depois de utilizada pela área de TI, outros setores perceberam as facilidades proporcionadas pelo uso da ferramenta e solicitaram que ela também fosse implantada em seus setores”, comenta Andreia, gerente de Service desk.

Na área de TI, por exemplo, o sistema desenvolvido pela Venki já está completamente integrado a um conjunto de atividades que engloba: Operações; Produção, Suporte Técnico e Suporte ao Usuário; Desenvolvimento de sistemas; Qualidade de Softwares e Arquitetura de Sistemas; e a área de Infraestrutura que contempla: administrativo e instalações.

Maior segurança no controle de processos do service desk

De acordo com a gerente, muitos procedimentos que anteriormente só podiam ser feitos pessoalmente, via telefone ou e-mail, ganham operacionalidade via ferramenta BPM com total segurança e controle, de forma simples e eficiente. Além das melhorias acarretadas na visão da gerência de Suporte ao Usuário e do service desk, a organização dos processos é de extrema importância em instituições em que ocorre a fiscalização do desempenho de atividades executadas por meio das auditorias.

Fonte: Venki

Continuando a série de cases e exemplos de usos de administração por processos. Hoje continuamos com um exemplo da ITMSS que inovou em seus serviços através de processos automatizados.

ITMSS inova com criação de Shared Services baseado em BPM

Em recente artigo compartilhado aqui no blog evidenciamos que a implantação de um Centro de Serviços Compartilhados (CSC) ou Shared Services, como o mesmo é conhecido em Inglês, pode agregar significativa redução de custo operacional e demais benefícios estratégicos às organizações.

Um bom exemplo do retorno positivo agregado com a utilização do CSC orientado por processos é a Tour House, um grupo de empresas especializadas na gestão de viagens corporativas, eventos e incentivo que está no mercado há pouco mais de 20 anos e colhe os bons frutos da recente implantação do shared services.

A criação do ITMSS veio atender às demandas administrativas das empresas que copõem o grupo a fim de centralizá-las para facilitar a gestão dos negócios.

“A partir da implantação do ITMSS conseguimos centralizar a equipe de TI, toda a parte administrativa, a manutenção, o financeiro – que engloba contas a pagar/receber e faturamento junto aos clientes – e o marketing interno da empresa”, explica Viviane Araujo, Supervisora do Departamento de Tecnologia da Informação do grupo Tour House.

O ITMSS foi implantado há seis meses, em dezembro de 2012 e, como bem coloca Viviane, sua adoção pode ser considerada como um teste de otimização dos serviços.

“O ITM SS ainda é uma ideia muito nova, iniciamos sua utilização em dezembro de 2012. Por isso estamos usando nossas unidades de serviço internas como uma espécie de teste da solução tendo em vista que cada ramificação da empresa (viagens, eventos, incentivo), é considerada por nós como clientes internos específicos”, comenta a supervisora de TI do Tour House.

Shared Services inovador por meio de processos automatizados

Por ser um Shared Services inovador e orientado por processos, o ITMSS oferece alguns benefícios por meio da utilização do Supravizio, ferramenta BPM de gestão desenvolvida pela Venki Tecnologia. “Sobre as melhorias agregadas por meio da utilização do CSC podemos destacar a oportunidade de oferecer aos clientes um atendimento personalizado. Além disso, a questão da redução dos custos também foi interessante para o grupo uma vez que, antes da adoção do shared services, todas as empresas do grupo pagavam por todas as despesas, hoje não. Com esta alteração a gente consegue atender realmente as necessidades específicas de cada uma delas o que colabora para o total controle e organização da empresa, acrescenta a supervisora de TI.

A utilização do BPM colabora ainda para a organização da empresa como um todo, como aponta Viviane. “Por meio da utilização da ferramenta BPM, hoje, cada empresa do grupo é capaz de realizar suas próprias solicitações e é atendida com o SLA específico para cada unidade. Podemos destacar que este é um dos fatores que muito vai agregar para a organização em termos de projeto e aumento da receita, esta organização, separação e controle”, finaliza Viviane.

Fonte: Venki

BPM e engenharia de software

Esse post começa com trechos de um artigo feito por Keith Swenson e traduzido por Felipe Rodrigues no infoq em 2009 a respeito de BPM e engenharia de software, destacando diferenças cruciais entre ambos: 

 Um "processo de negócio" não é um programa.Ele pode ser suportado por um programa, mas um processo de negócio é a coisa que uma organização quer que seja feita. Pode-se dizer que o processo de negócio é o objetivo do programa, mas não o program por si só. Um processo de negócio é gerenciado por uma pessoa de negócio: alguém que entenda o "negócio" e decida por uma estratégia para aquele negócio, avalie quão bem o negócio está indo e decida como mudar o processo para ir de encontro às condições de mudaça. O engenheiro de software pode gerenciar o software, mas a pessoa de negócio gerencia o procesos de negócio.

Infelizmente, muitas pessoas que estudam sistemas BPM, frequentemente vem de uma base de engenharia de software e automaticamente assumem que BPM deve ter algumas características padrão de software. Engenheiros de software vêem o sistema como uma forma de enviar, receber e transformar informação e eles são treinados para reduzir os problemas de negócio em algo que pode ser executado nesses termos. Pessoas de negócio não focam em enviar e receber bytes, mas ao contrário, em responsabilidade e comprometimento. Isso é uma forma diferente de ver um processo de negócio. O efeito desta grande diferença é enorme. Ao tentar incluir tudas as características de engenharia de software com as as características do BPM (pessoa de negócio), o resultado pode ser algo que não é útil para ninguém. Há pessoas hoje que ainda acreditam que BPEL é a última palavra para implementar processos de negócio. BPEL somente fornece uma forma de enviar, receber e transformar... estes são requisitos de engenharia de software, não de negócios. Um engenheiro de software dirá que com essas primitivas você pode implementar qualquer coisa, provavelmente até mesmo uma planílha, mas foge completamente ao motivo de se ter uma planílha e BPM em primeiro lugar: porque eles não são engenharia de software.

Certificações para profissionais de processo de negócio

O artigo publicado por Kelly Sganderla (http://blog.iprocess.com.br/2014/06/certificacoes-para-profissionais-de-processos-de-negocio/)  mostra algumas certificações na área de Processo de Negócio.

Entre as várias certificações disponíveis, ela destaca a Certified Business Process Professional (CBPP) e a OMG Certified Expert in BPM (OCEB 2), ambas internacionais.

Certificações do tipo ajudam a validar os conhecimentos e experiência dos profissionais, por isso elas tem ganhado importância no mercado.

Para o artigo completo: http://blog.iprocess.com.br/2014/06/certificacoes-para-profissionais-de-processos-de-negocio/

Bonitasoft e seu sistema open-source

A empresa brasileira Bonitasoft  dispobiliza de forma totalmente gratuita diversos produtos seguindo

os conceitos e aplicações da BPM:

O Bonita Bpm studio  possui diversas ferramentas para auxiliar no gerenciamento de processos de negócios, com interfaces amigáveis, intuitivas e gráficas, e sendo assim promete um apoio de qualidade a organizações que não podem investir em sistemas e estudos caros, dentre os produtos disponibilizados encontram-se também uma séries de arquivos para leitura que ajuda a compreender os conceitos de BPM e como aplicá-los em uma organização, os produtos incluem também diversos conectores para manter a ferramenta interligada com bancos de dados e até mesmo outros aplicativos como redes sociais.

BPMN - parte 7 - Swinlanes e Artefatos

Swinlanes 

São utilizados para organizar os processos de um diagrama, definindo o escopo de cada processo e possibilitando identificar os papeis responsáveis pela execução de cada atividade do processo.

São definidos em pools (piscinas) e lanes (raias). Uma pool pode conter apenas um processo de negócio. Ela pode conter quantas lanes forem necessárias para caracterizar os participantes envolvidos na atividade do processo.

Normalmente as pools e suas lanes são desenhadas horizontalmente, mas a notaão permite a representação vertical.

No exemplo acima, a pool contém o processo de concessão de crédito. Este processo contém atividades que envolvem os papéis de Gerente da Conta e Gerente do Produto, onde cada uma é representada por uma lane.

É possível não detalhar o conteúdo da pool e usá-la apenas como um apontamento visual de que aquele processo existe no contexto do negócio, comunicando-se com outros processos ou entidades. Neste caso, essas pools são chamadas de collapsed ou black box (caixa preta).

Artefatos

Adicionam informações complementares ao processo.

Objeto de dados – representa um conjunto de informações no contexto do processo, de uma atividade ou de uma troca de mãos (através do fluxo de sequência). È representado por uma página com ponta dobrada.

Anotação de texto – agrega comentários ao processo ou elemento. É representado por uma área de texto com borda lateral.

Artefato de grupo – utilizado para sinalizar grupo de atividades dando-lhes destaque. É representado por um retângulo com bordas arredondadas e linha tracejada.

fonte: http://blog.iprocess.com.br/2013/01/um-guia-para-iniciar-estudos-em-bpmn-vi-swimlanes-e-artefatos/