BPM

BPM: abordagem poderosa para gerenciar a transformaçãoe inovação nas organizações.

Olá pessoal, hoje trago uma entrevista feita a Elo por Jan vom Brocke que é Professor, escritor e Diretor do Instituto de Sistemas de Informação na Universidade de Liechenstein e Presidente do Instituto Hilti Chair of Business Process Management. Segue a entrevista.

Elo: Em novembro, teremos o 5º Seminário Internacional BPM Global Trends, no qual você será um dos palestrantes, trabalhando o tema “Trazendo BPM para

a Alta Administração”. Hoje, o que você acredita que seja a maior dificuldade das organizações, tanto públicas quanto privadas, em conseguir dar uma visão mais

estratégica ao BPM?

Jan: É a criação de valor. Infelizmente, um número de abordagens é rotulado como BPM, mas não são verdadeiramente Gestão de Processos. Eles seriam melhor classificados como modelagem de processos, por exemplo. Um modelo sozinho não cria um valor positivo a não ser que você comece a fazer algo com este modelo e dê a ele um bom direcionamento. BPM,

quando trabalhado adequadamente, é uma abordagem muito poderosa para gerenciar a transformação e inovação nas organizações. Uma vez que você consegue demonstrar isso na sua organização, o reconhecimento estratégico de BPM aparecerá.

E: Em seus trabalhos, você aborda a visão dos 10 princípios para um bom BPM. Como você chegou a estes princípios e como, de uma forma geral, eles podem melhorar a aplicação de BPM nas organizações?

J: Eu desenvolvi esses princípios juntamente com colegas e parceiros de negócios em um de nossos grupos de BPM na Universidade de Liechtenstein, envolvendo mais de 20 especialistas, todos envolvidos na área academica e no mercado. Conduzimos seções de grupos focais que coletaram boas e más práticas que cada um de nós vivenciamos. Em seguida, agrupamos e consolidamos os resultados em diversas rodadas de discussão e revisão, resultando na lista dos 10 princípios. Esses princípios melhoram a aplicação de BPM Jan vom Brocke Professor, escritor e Diretor do Instituto de Sistemas de Informação na Universidade de Liechenstein e Presidente do Instituto Hilti Chair of Business Process Management. 19 nas organizações porque eles resumem o que você precisa considerar para conseguir implementar BPM com sucesso. Esses princípios são baseados no conhecimento obtido com pesquisa e prática nas ultimas décadas. Os princípios tornam o conhecimento acessível, pois dão uma representação bastante concisa deste conhecimento: fácil de entender e simples de aplicar ao delimitar a aplicação de BPM.

E: Com base nesses 10 princípios, qual seria o principal erro das organizações na adoção de uma estratégia voltada para BPM que faz com que as organizações tenham ainda uma adoção mais operacional de processos?

J: O principal erro das organizações é perder o “princípio do propósito”. Várias organizações adotam BPM no formato em que foram ensinadas a aplicar, como outros fazem, ou como consultores estão prontos para vender. Essas práticas resultam em modelos, fluxos de trabalho e simulações que lutam para conseguir atenção do corpo executivo da organização. Nós recomendamos que se comece sempre com o entendimento do propósito de uma iniciativa estratégica, para depois determinar o escopo exato da iniciativa de BPM de forma que seja possível cumprir esse propósito considerando o contexto específico da organização. O desafio é dominar o crescimento, por exemplo, em termos de produtividade, escalabilidade, qualidade, ou é promover a capacidade de inovação de uma organização? Nós precisamos conectar as iniciativas de BPM com questões estratégicas, pois BPM pode contribuir com essas questões. Posteriormente, precisamos definir escopo e tamanho da iniciativa de BPM, como é expresso no princípio do holismo. Muitas vezes, as medidas devem ser relacionadas, primeiramente, a questões organizacionais, como expressado nos princípios de habilitação, institucionalização e envolvimento. Decisões posteriores, como a das ferramentas que serão aplicadas, serão tomadas em seguida. 

E: Como você avalia a comunicação dentro desses princípios e como deve ser utilizada pela Alta Administração para ampliar a visão por processos dentro das organizações?

J: Eu vivenciei muitas situações nas quais esses princípios ajudaram muito a comunicar BPM dentro da organização, na verdade, em todos os níveis. A maior vantagem pode ser o nível de abstração, o qual é bastante adequado para capturar todos os aspectos relevantes de BPM e fazer isso de uma maneira que as pessoas acham que é fácil de entender. Uma vez que você segue os princípios, BPM é muito mais apreciado, já que você o apresenta (e determina) como uma forma de contribuir para as questões estratégicas significativas e relevantes de toda a empresa. Você abstrai dos detalhes (técnicos), mas claramente demonstra como BPM pode contribuir e sob quais conformes deve ser organizado. Se você possui 30 minutos para apresentar BPM para a diretoria executiva, este é o formato que você deve utilizar, e os 10 princípios servem como um check-list, dando a certeza que você abordou todos os aspectos importantes.

E: Um dos princípios busca trabalhar a questão do engajamento das pessoas nas organizações para garantir um bom BPM. Quais são os principais erros hoje cometidos pelos gestores que impedem que os demais colaboradores se motivem e adotem BPM?

J: Quando BPM está configurado como um projeto, por exemplo, em algum lugar do departamento de TI para “otimizar” algum processo, a exclusão é pré-determinada. Ao reconhecer isso, as organizações começam a obrigar as pessoas a gostar de BPM e concentram em questões como “como eu posso vender BPM?” ou “como eu posso motivar as pessoas a comprarem?”. Claramente, esta não é a forma correta de fazer. Na verdade, nós aconselhamos a começarem da outra ponta: primeiro responsabilizem as pessoas e depois providenciem as ferramentas que irão ajuda-las a realizarem seu trabalho de uma maneira melhor. Isso é muito natural na gestão, mas BPM não considerou que isso tenha sido suficiente nos últimos anos. Em nossos princípios, em particular, nós cobrimos isso através do princípio de institucionalização e do princípio de engajamento. 

E: Na sua opinião, qual é a importância de se customizar a governança para que a implementação das iniciativas de BPM sejam promissoras?

J: Claramente, customizar a governança é essencial. Primeiramente, a governança é essencial para (como mencionei acima) tornar as pessoas responsáveis e responsabilizá-las pelos seus esforços em BPM. Segundo, a estrutura de governança precisa encaixar nas necessidades da organização. Em nossos princípios, 20 nós trabalhamos isso através do princípio de consciência

do contexto: BPM deveria se encaixar no contexto da organização. Não se deve seguir uma abordagem de “receita de bolo”. Infelizmente, essas “receitas de bolo” são o que a maioria dos consultores gosta de vender e o que deixa os tomadores de decisão felizes também (à primeira vista). Entretanto, lutar contra os efeitos colaterais de uma governança errada pode produzir

um esforço muito maior posteriormente (em vez de tomar algum tempo para desenhar uma estrutura de governança personalizada). Fatores que precisam ser incluídos são, por exemplo, o tamanho e a cultura de uma organização bem como a estrutura organizacional existente. Além disso, o “estado de espírito” da organização, como por exemplo, determinada pela situação econômica ou projetos existentes, influencia na abordagem correta de BPM.

E: O que você espera trazer para os brasileiros na sua palestra e workshop no 5º Seminário Internacional BPM Global Trends?

J: Eu espero poder trazer a capacidade de determinar corretamente o alcance e o escopo de BPM para que os participantes sejam bem sucedidos em suas organizações. O Brasil possui um mercado fascinante, com oportunidades inacreditáveis, mas muito desafiadoras no futuro. Eu sei, através de exemplos de consultorias no Brasil, que, se BPM tiver seu escopo e alcance bem

determinados, pode ajudar muito as organizações a se beneficiarem de oportunidades e a dominarem seus desafios. Estou realmente muito ansioso para o seminário.

Fonte: Revista BPM em Foco