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Act

O objetivo da fase Agir (Act) do ciclo de vida PDCA é definir ações e agir de acordo com os dados de desempenho do processo coletados na fase Verificar. Essa fase visa manter a integridade do processo e assegurar que ele possa ser melhorado continuamente para atender novas metas de desempenho ao longo do tempo.

Há duas categorias da fase Agir:

• Instabilidade do ambiente: Ações em instâncias de processo com intervenção em tempo real ou em quase tempo real

• Mudança no ambiente: Identificação e planejamento de mudança para definição e implementação de processos (mudando a forma como as instâncias do processo serão executadas no futuro)

A primeira categoria (ações em instâncias do processo) só pode acontecer onde existe o monitoramento de desempenho em tempo real ou em quase tempo real. Por exemplo, como parte de um processo de contratação de pessoal, o local de trabalho deve ser configurado dois dias antes da data de início do novo contratado, e o monitoramento do processo é realizado para assegurar que isso aconteça. Se não acontecer, a questão é escalada ao longo de um caminho definido para a resolução.

A segunda categoria (identificação e planejamento de mudança para definição e implementação de processos) é o ciclo de feedback que assegura a manutenção do processo em meio à mudança no ambiente, permitindo a melhoria contínua ao longo do tempo. Por exemplo, nas atividades de monitoramento na fase Verificar, pode-se determinar o seguinte sobre o processo de contratação de pessoal:

• 45% das configurações do local de trabalho não são concluídas dentro dos dois dias antes do início do novo contratado e devem ser escaladas, o que aumenta o custo da tarefa em $2.000 por incidente

• 95% dos especialistas em Recursos Humanos indicaram estar "insatisfeitos" ou "extremamente insatisfeitos" com as tecnologias de apoio para seleção e monitoramento de atividades

• Uma nova exigência sindical dita que, para colaboradores recém-contratados em regime de tempo integral, uma avaliação ergonômica de seu local de trabalho e demais acomodações seja realizada dentro do prazo de um mês da data de início do trabalho

• A liderança executiva estabeleceu um novo objetivo: reduzir o tempo para preenchimento de uma vaga para 22 dias úteis

Os exemplos acima representam mudanças potenciais para a definição e implementação do processo "TO-BE". Os dados que apoiam essas observações são coletados durante a fase Verificar, sendo que definições do processo "TO-BE" decorrentes dessas observações ocorrem na fase Planejar.

Portanto, a fase Agir deve considerar:

• Coleta e agregação de dados e observações da fase Verificar

• Análise desses dados e uma lista de observações ponderadas por criticidade e impacto . Desenvolvimento de recomendações para o tratamento de cada um dos itens da lista (requisitos de desenho de "TO-BE")

• Classificação e priorização dos requisitos de modelo "TO-BE" para serem tratados durante a próxima fase Planejar do ciclo de vida PDCA 

Fonte : trechos e definições retiradas do cbok guide abpmp v3