Ciclo BPM - Plan

Na literatura existem diversos modelos para o ciclo de vida do BPM, mas todos usam como base o PDCA(Plan, Do, Check, Act) de Deming. Nos próximos posts tratarei deste modelo e de suas fases.

Plan

O objetivo da fase Planejar (Plan) do ciclo de vida PDCA é assegurar alinhamento do contexto de processos de negócio e do desenho de processos com os objetivos estratégicos da organização. A definição do contexto de processos de negócio é o meio para assegurar uma compreensão sólida de como o processo se relaciona com seu ambiente externo. Esse passo é realizado para assegurar uma compreensão do escopo do processo em que, minimamente, as seguintes informações devem ser conhecidas:

O cliente do processo

• A saída do processo e uma compreensão clara do por quê essa saída é considerada valiosa para o cliente

• Como o processo e seu resultado se alinham à missão organizacional e oferecem suporte aos objetivos estratégicos

• Como, contextualmente, o processo se encaixa em uma arquitetura corporativa de processos

• As entradas do processo, e os eventos que podem disparar a execução de instâncias do processo

• A existência de controles, tais como regulamentações externas, políticas ou regras internas que restringem o desenho e a execução do processo

• Referências para o desempenho-alvo do processo

Uma vez que o contexto do processo é estabelecido, os mecanismos internos dos processos de negócio podem ser representados. Esse passo é fundamental na definição de que resultados são produzidos, que trabalho é realizado, QUANDO o trabalho é realizado, ONDE, POR QUEM e sob quais restrições. Um modelo de processos de negócio bem elaborado irá representar de forma clara ao menos:

• As atividades que compõem o processo de negócio

• Os entregáveis e artefatos que são produzidos durante a execução do processo e os estados através dos quais progridem

• As organizações, funções e papéis que participam da execução do processo

• Os sistemas de informação utilizados para apoiar a execução do processo

• As localizações nas quais as atividades são executadas e onde os entregáveis e artefatos relacionados ao processo são armazenados

• Os eventos específicos que levam à execução do processo

• As regras de negócio que limitam a execução do processo

• As métricas de desempenho de processos e pontos de medição

Adicionalmente, um processo de negócio bem modelado irá ao menos detalhar os relacionamentos entre os componentes de processos de negócio acima identificados. Por exemplo:

• Que papéis são responsáveis pela execução de quais atividades

• Que atividades produzem quais entregáveis

• Que eventos disparam quais atividades Que atividades são executadas em quais locais

• Que entregáveis são armazenados em quais locais

• Que sistemas de informação apoiam quais atividades

Sucesso na fase Planejar gera:

• Entendimento claro de como o processo de negócio apoia a missão organizacional. A validação de que a saída do processo contribui, direta ou indiretamente, para a proposição de valor para o cliente

• Garantia de que o modelo do processo provê suporte à visão organizacional. Se implementado conforme desenhado, o processo atenderá às expectativas de desempenho que podem ser conectadas a metas de eficiência e eficácia organizacional

Em organizações que não possuem a capacidade de se envolver em um
planejamento adequado, a implementação de processos é conduzida por suposição e intuição. Essas organizações, muitas vezes, sofrem com falta de alinhamento, embates políticos, combate a “incêndios", cadeias de valor quebradas ao longo de silos funcionais, equipe operacional desconectada do gerenciamento e incapacidade para impulsionar o progresso.

Fonte : trechos e definições retiradas do cbok guide abpmp v3